Es posible trabajar más rápido sin sacrificar la calidad. Y no, esto no es una broma, ni una broma, ni un imposible. Una tarea puede llevar menos tiempo si elabora un plan, minimiza las distracciones y colabora de forma inteligente.
En este artículo te contamos qué estrategias implementar en tu día a día para que, además de terminar más rápido tus responsabilidades sin comprometer el nivel, ¡te quede tiempo para ti! Tanto si quieres descansar como dedicarte a tus aficiones.
¿Cómo trabajar más rápido sin sacrificar la calidad?
Estos son los puntos principales que debe recordar para trabajar más rápido con calidad.
1. Colabora inteligentemente
En los últimos años, “esa reunión podría haber sido un correo electrónico” se ha convertido en una frase muy popular, e incluso en un meme. En una encuesta realizada por Korn Ferry, el 67% de los trabajadores expresaron que el exceso de reuniones les impide realizar su trabajo. Las reuniones excesivas son sólo un ejemplo de colaboración ineficiente en el trabajo. También hay problemas derivados de los sistemas de chat internos, hilos de correo electrónico abrumadores e incluso tareas confusas.
Hoy en día, con muchos equipos trabajando de forma remota desde ubicaciones distribuidas, es importante mejorar la transparencia y minimizar el exceso de comunicación. Una forma de hacerlo es con una herramienta de colaboración como Hive que reúne todos los sistemas, documentos y tareas de comunicación del equipo en un panel centralizado.
2. Deja de realizar múltiples tareas
No puedes ser supervisor ayudante de escritor de ensayos, contador o director de proyectos al mismo tiempo, ¿no es así? ¿Alguna vez te has preguntado cómo puedes trabajar en 5 cosas a la vez y nunca lograr nada? Esto se debe a que la multitarea es un mito de la productividad. Se ha demostrado que se tarda un 40% más en realizar tareas cuando se realiza múltiples tareas.
¿La alternativa? Monotarea. Como puedes imaginar, esto se refiere a realizar una sola tarea a la vez, durante intervalos más cortos que se correlacionan con la capacidad de atención humana promedio de aprox. 18 a 20 minutos. Si tiene problemas para concentrarse en una sola tarea, manténgase alejado de las distracciones. Desactive las notificaciones, cierre las pestañas del navegador que no utilice y preste atención a lo rápido que puede trabajar cuando se concentra en una sola cosa.
3.Haz un plan
Puede reducir la cantidad de tiempo entre tareas programando su día laborable con anticipación. Estas tres etapas le ayudarán a organizar su trabajo:
- Haz una lista de todo lo que tienes que hacer hoy. Esto le ayudará a realizar un seguimiento del trabajo que realiza y a evitar sobrecargas. Sólo asegúrese de que su plan sea factible y alcanzable. En el tiempo que tengas disponible deberías poder completar todo lo que tenías planeado.
- Haga una lista de tareas pendientes que solo contenga las tareas principales que requieren más tiempo. Si también agregas microtareas, tu lista de tareas pendientes se sobrecargará, provocando tensión innecesaria y la impresión de que nunca podrás hacer nada. Borra un trabajo de la lista a medida que lo completas.
- Haz planes a largo plazo. Planifique las próximas fechas límite y días de vacaciones para asegurarse de terminar su tarea a tiempo. Podrás disfrutar de tus descansos sin preocuparte por el trabajo si te preparas con antelación. Agregue recordatorios a su calendario para ayudarlo a mantenerse proactivo.
4. Usa un cronómetro mientras trabajas
Este es un truco sencillo para trabajar más rápidamente sin comprometer la calidad. Puede controlar cuánto tiempo dedica a cada trabajo utilizando un cronómetro o temporizador. Cuando te das una cantidad de tiempo específica para completar cada tarea, te esfuerzas por completarlas más rápido.
La Ley de Parkinson en los negocios establece que «el trabajo se expande para ocupar el tiempo que se le asigna». Esto implica que si no tienes muchas tareas que realizar, una de ellas tardará más de lo debido. De esta manera, das la impresión de haber estado trabajando todo el día perdiendo mucho tiempo.
Es posible que tardes más de lo necesario en realizar una tarea si no le asignas un tiempo específico. Por lo tanto, para agilizar su trabajo a lo largo del día, cree objetivos cronometrados precisos para cada tarea.
5. Establezca objetivos incrementales
Una forma de aumentar la productividad y la motivación es establecer pequeños hitos que conduzcan al objetivo general. Estos objetivos más pequeños te darán algo por lo que trabajar en la inmediatez, lo que aumenta la motivación y evita que te pierdas en el panorama general. Para trabajar más rápido sin sacrificar la calidad, esto es imprescindible.
El establecimiento de objetivos no es sólo una buena práctica para el trabajo, sino que es bien sabido que influye en el éxito. Hacerlo genera impulso, ya que tener un objetivo identificado estimula tu deseo de llegar allí lo más rápido posible.
6. Minimizar las distracciones
Trate de minimizar las distracciones mientras trabaja. Por ejemplo, puedes apagar la televisión o la radio a menos que sea para escuchar música que te ayude a concentrarte. También podrías considerar apagar tu teléfono o ponerlo en vibración. Una buena forma de evitar la tentación es mantener el teléfono móvil fuera de la vista. Si lo tienes a mano y estás mirando su pantalla, lo enciendes sólo para ver si tienes algo, y caes en la tentación de entrar en las redes sin darte cuenta de que has perdido media hora.
Si trabaja desde casa, cierre la puerta para evitar que otras personas le molesten. Sin embargo, si no tienes un espacio para ti solo, puedes utilizar unos auriculares con música para evitar distraerte con los ruidos y charlas de tu alrededor.
7. Agrupe tareas similares
Cuando te concentras en tareas relacionadas, dedicas menos tiempo a cambiar entre diferentes tareas. Por ejemplo, puedes dedicar una determinada cantidad de tiempo a responder todos tus correos electrónicos o programar una lista de llamadas telefónicas consecutivas. Luego, pasas a cargar información. Luego, pasa a las llamadas de los clientes. Etcétera.
Cada vez que inicias un tipo de tarea, debes pensar en lo que tienes que hacer, y es posible que necesites diferentes tipos de herramientas para cada tarea, lo que significa perder tiempo. Si haces todas las tareas similares juntas, lo evitas. ¡Intentalo!
8. Tómate un tiempo para desconectar del trabajo
Este es un gran consejo para terminar esta lista de cómo trabajar más rápido sin sacrificar la calidad. Reservar tiempo personal para desconectarse del trabajo puede aumentar su productividad. Programe un descanso durante el día y la semana y concéntrese en hacer algo que disfrute durante ese tiempo personal.
Por ejemplo, podrías dedicar las primeras horas del día a hacer algo que te importe, como yoga, dar un paseo o jugar con tus hijos. Esto debería ayudarte a despejar tu mente, ponerte de mejor humor y mantenerte concentrado durante las horas de trabajo para que puedas trabajar más rápido.
También debes intentar desconectarte de los pensamientos relacionados con el trabajo los fines de semana para poder regresar al trabajo renovado y listo cada semana. Puede resultar útil configurar cuentas de correo electrónico separadas, es decir, no tener correos electrónicos personales y profesionales en el mismo buzón. De esta forma limitarás tu acceso a mensajes profesionales durante el fin de semana.
¿Cómo consigues trabajar más rápido sin sacrificar la calidad?
Hay muchas formas de trabajar más rápido sin sacrificar la calidad. Al probar estas medidas, te sugerimos que puedas ver con cuáles te sientes más cómodo y cuáles son más efectivas para ti. Lo importante es que encuentres la manera de mantenerte concentrado y mejorar tu productividad.